Wybór zaczyna się we własnej firmie, nie w zestawieniach dostawców. Platformy B2B są do siebie podobne w tym, co widać na prezentacji, a różnią się w tym, co wychodzi dopiero na własnych cennikach, własnym katalogu i własnym systemie ERP. Dlatego sensowny proces wyboru ma pięć etapów i tylko jeden z nich polega na oglądaniu systemów. Cztery pozostałe robi się u siebie, zanim ktokolwiek umówi pierwsze demo.
Opisz własny proces sprzedaży
Zacznij od liczb, które i tak masz: ilu jest kontrahentów, ilu z nich zamawia w miesiącu, ile indeksów jest w ofercie i ile z nich ma opisy oraz zdjęcia. Do tego dopisz, jak wygląda typowe zamówienie. Powtarzalne dokupienia tego samego asortymentu to inna platforma niż projekty konfigurowane przy każdej wycenie.
Najtrudniejsza część to spisanie polityki cenowej. Ceny indywidualne, cenniki dla grup, rabaty na kategorie, progi ilościowe, promocje czasowe, kredyt kupiecki, limity zakupowe, minimum logistyczne. Firmy, które potrafią zapisać własne zasady rabatowe na jednej kartce, dostają wyceny bliskie prawdy. Pozostałe poznają rzeczywisty koszt w trakcie wdrożenia, kiedy okazuje się, że jeden nietypowy rabat wymaga osobnej pracy programistycznej.
Ostatnia rzecz z tego etapu to strona klienta. W większych firmach zamawia kilka osób z różnych działów, czasem z limitem kwotowym i akceptacją przełożonego. Jeśli tak wyglądają twoi kontrahenci, struktura kont jest kryterium wyboru, a nie dodatkiem.
Zdecyduj, czy potrzebujesz gotowego rozwiązania
Gotowa platforma w abonamencie startuje najszybciej i najtaniej, kosztem elastyczności w nietypowych procesach. Dla większości hurtowni i producentów to jest właściwy wybór, bo ich proces sprzedaży, mimo poczucia wyjątkowości, mieści się w konfiguracji.
Rozwiązanie dedykowane albo mocno rozbudowywane ma sens wtedy, gdy logika sprzedaży faktycznie odbiega od rynku: nietypowe jednostki miary, konfiguratory produktu, wyceny zależne od projektu, rozbudowany obieg akceptacji po stronie klienta. Kosztuje wielokrotnie więcej i trwa miesiącami, więc warto wcześniej sprawdzić, czy nietypowość jest realna, czy tylko przyzwyczajeniem.
Trzecia droga to moduł B2B dopięty do sklepu detalicznego. Kuszący, bo wszystko stoi na jednym silniku i nie dochodzi kolejny system. Problemy zaczynają się przy cennikach indywidualnych i przy kredycie kupieckim, czyli dokładnie tam, gdzie zaczyna się hurt.
Krótką listę buduj wokół integracji z twoim ERP
Dopiero teraz zaczyna się patrzenie na dostawców, i pierwszym filtrem jest system, w którym firma prowadzi sprzedaż. Zapytaj o gotowe połączenie z twoją wersją Comarch ERP Optima, Comarch ERP XL, Subiekta GT lub nexo, enova365 albo WAPRO Mag. Zapytaj też, co dzieje się z integracją po aktualizacji ERP i kto ponosi koszt jej poprawienia.
Druga grupa pytań dotyczy zakresu wymiany danych. Które informacje jadą w którą stronę, jak często i co system robi przy konflikcie, na przykład gdy cena w ERP zmienia się w trakcie realizacji zamówienia. Trzecia dotyczy dokumentów: czy zamówienie z panelu trafia do ERP jako pozycja, z której powstaje faktura, razem z formą płatności i danymi do wysyłki.
Po takim filtrze z długiej listy dostawców zostaje zwykle trzech albo czterech. To dobra liczba na demo, bo każde uczciwie przeprowadzone trwa ponad godzinę.
Funkcje, które w hurcie robią różnicę
Katalog, koszyk i logowanie ma każdy dostawca. O tym, czy kontrahent złoży zamówienie sam, zamiast dzwonić do opiekuna, decyduje pięć innych rzeczy.
- Wyszukiwarka i filtry. Przy katalogu liczonym w dziesiątkach tysięcy indeksów to najważniejsza funkcja w całym panelu, ważniejsza od wyglądu strony startowej.
- Zamówienie z pliku. Wklejenie listy indeksów albo wgranie arkusza, bo tak pracuje część działów zakupów po drugiej stronie.
- Listy zakupowe i powtórzenie zamówienia. Jedno kliknięcie zamiast składania od nowa tego samego zestawu co miesiąc.
- Zamówienie w imieniu klienta. Handlowiec musi móc wejść na konto kontrahenta i złożyć zamówienie za niego, bo część klientów nigdy nie przejdzie na samoobsługę.
- Dostępność i termin wysyłki. Widoczny stan i data realizacji, najlepiej z podziałem na magazyny, żeby nie generować telefonów z pytaniem, kiedy przyjedzie towar.
Osobna sprawa to dokumenty i płatności: dostęp do faktur i historii zamówień, widoczne saldo razem z przeterminowanymi płatnościami, płatność online tam, gdzie ma sens. W hurcie bywa to ważniejsze od samego składania zamówień, bo najczęstszy telefon do biura dotyczy właśnie faktury.
Zrób demo na własnych danych
Prezentacja na przykładowym sklepie dostawcy nie mówi nic, bo jest przygotowana tak, żeby wszystko działało. Przynieś dwadzieścia własnych indeksów, trzech kontrahentów z różnymi warunkami handlowymi i jedno zamówienie, które w twojej firmie zawsze sprawia kłopot.
Poproś o pokazanie czterech rzeczy na tych danych: rejestracji nowego kontrahenta razem z akceptacją po twojej stronie, zamówienia złożonego przez handlowca w imieniu klienta, zachowania systemu przy przekroczonym limicie kupieckim oraz powtórzenia poprzedniego zamówienia jednym kliknięciem. Te cztery scenariusze pokrywają większość codziennej pracy na platformie.
Na demo powinien siedzieć ktoś z obsługi zamówień, jeden handlowiec i osoba, która zna ERP od środka. Wybór zrobiony wyłącznie przez zarząd i dział IT kończy się systemem, który jest poprawny i którego nikt nie lubi używać.
Policz koszt całkowity, nie abonament
Na rachunek składa się pięć pozycji: abonament, wdrożenie, integracje, uporządkowanie danych produktowych i zmiany po starcie. Czwarta bywa największa i prawie nigdy nie ma jej w ofercie, bo to praca po stronie klienta. Indeks, który w ERP nazywa się skrótem i nie ma zdjęcia, w panelu musi mieć nazwę do wyszukania, parametry, jednostkę miary i przelicznik opakowania zbiorczego.
Przy samej ofercie sprawdź model rozliczenia, długość zobowiązania i granicę między pakietem podstawowym a rozszerzeniami. Ta granica waży więcej niż kwota z nagłówka, bo to w niej siedzą rzeczy, które u jednego dostawcy są standardem, a u drugiego dopłatą. Panel klienta B2B w Centoro kosztuje od 990 zł netto miesięcznie w pakiecie Standard.
Zaplanuj start, bo od niego zależy zwrot z inwestycji
Platforma, której kontrahenci nie używają, kosztuje dokładnie tyle samo co ta, z której korzystają wszyscy. Dlatego ostatni etap wyboru dotyczy tego, co stanie się po uruchomieniu.
Weź dwudziestu największych klientów, wprowadź ich osobiście, sprawdź na nich ceny i popraw to, co się nie zgadza. Dopiero taki panel wysyła się reszcie bazy. Przy okazji ustal, jak liczy się prowizja handlowca, bo jeśli zamówienie złożone przez klienta samodzielnie jej nie generuje, zespół handlowy będzie platformę omijał i mało kto mu się zdziwi.
Miara powodzenia jest jedna i łatwa do policzenia: udział zamówień złożonych przez kontrahentów bez udziału biura. Jeśli po pół roku nie rośnie, problem prawie nigdy leży w wyborze dostawcy. Leży w cenniku, w danych produktowych albo w tym, że złożenie zamówienia przez panel wciąż trwa dłużej niż telefon do opiekuna.
